Cartelline virtuali
È possibile inoltre, depositare il documento anche in una o più cartelline (pratiche) assieme ad altri documenti. Attenzione, sin da questa fase è possibile evidenziare il superamento dei limite che il supporto fisico impone. Un documento cartaceo può essere in un sola cartella fisica. Con il il nostro software di archiviazione ottica  invece, è possibile classificare contemporaneamente lo stesso documento in più cartelle.

Spazio
Il documento elettronico ha un costo in termini di spazio di occupazione su disco, praticamente nullo. In un CD o in un DVD è possibile salvare decine di migliaia di documenti, con un costo di poche migliaia di lire. L’equivalente in termini cartacei, prevederebbe armadi pieni di documenti, che, tra l’altro, sarebbero comunque soggetti al naturale deterioramento dovuto al tempo.

Reperibilità
Confrontare le possibilità di reperimento di un documento elettronico, con il suo equivalente cartaceo è improponibile. È invece importante sottolineare le possibilità di ricerca incrociata che Papiro Planet offre. È possibile ricercare i documenti sottoponendo al sistema di ricerca anche condizioni complesse (per intervalli, per sottostringhe ecc.)

Oltre a quanto già visto, si consideri che Papiro Planet estende il concetto di archiviazione elettronica anche a documenti che sono già nella loro forma originale in formato elettronico (documenti redatti con Microsoft Office o Lotus SmartSuite o provenienti da spool di stampa generati da applicazioni gestionali anche su sistemi host), fornendo una chiave di lettura unica e omogenea dei documenti aziendali. Da questo punto di vista, si aprono nuove ed insperate prospettive nell’organizzazione dei documenti. Si pensi alla possibilità di classificare in una pratica l’intero iter di vendita di un prodotto, che va dalla preventivazione (in formato Word, ad esempio), al contratto cliente (in formato TIFF dal formato cartaceo), al documento di ordine al fornitore (in formato fax), al documento di consegna e relativa fattura (in formato spool). È da notare che per la creazione di tale pratica, l’unico intervento fuori dagli schemi dell’archiviazione elettronica è limitato alla sola scansione del contratto cliente (e di pochissimi eventuali altri documenti cartacei). Tutto il resto viene archiviato da Papiro Planet in modo automatico.

Papiro Planet rivoluziona il mondo dell’archiviazione ottica anche grazie all'innovativo modo di organizzare i documenti. Questa tecnologia permette di sfruttare al massimo le caratteristiche di gestione multi volume (utilizzo dell’unità di rete, accesso a supporti ottici, juke-box ecc.) consentendo contemporaneamente la ricerca di tutti i documenti, anche quelli fuori linea.

Il principale oggetto di elaborazione di Papiro Planet è il documento.
Un documento, per Papiro Planet, è un insieme di informazioni fornite dall'utente (che chiameremo chiavi del documento) più un insieme anche vuoto di immagini e altri documenti generati da altre applicazioni (che chiameremo oggetti del documento).

L'amministratore del sistema può definire quante tipologie di documento desidera, fornendo per ognuna la descrizione delle chiavi che intende associare alla tipologia stessa. Le chiavi verranno valorizzate al momento della creazione di un nuovo documento (per il quale verrà scelta una tipologia di appartenenza) e serviranno per individuare lo stesso documento al momento della ricerca.

Una cartella, per Papiro Client, è un contenitore di documenti e sotto – cartelle. Tutte le cartelle formano insieme l’albero delle cartelle.

Le applicazioni di Papiro Planet utilizzano tre principali contenitori di informazioni:

• Il database di sistema
  Nel database di sistema trovano posto le informazioni di configurazione di tutto il sistema, tra cui l'elenco completo di tutti i documenti esistenti e dei relativi volumi e database destinazione.
  
• Uno o più database destinazione
  Contengono i valori delle chiavi di tutti i documenti. Papiro Planet supporta qualsiasi DBMS per il quale sia disponibile un driver ODBC.
  
• I volumi
  Corrispondono a directory del file system: le directory possono dunque risiedere su unità disco fisse o rimovibili, locali o remote (unita di rete). I volumi contengono gli oggetti dei documenti.
  
  
  Quando l'utente crea un nuovo documento nel database di sistema viene aggiunta una informazione che lo identifica unicamente; le chiavi fornite per il documento vengono inserite nel relativo database destinazione in dipendenza della tipologia del documento; le immagini acquisite tramite il processo di scansione e gli altri oggetti componenti il documento vengono salvati nel volume correntemente predisposto all'archiviazione di nuovi documenti (infatti un volume corrispondente ad una unità a sola lettura, come il CD ROM, non può memorizzare altri documenti).
  Quando l'utente ricerca un documento specifica, negli appositi campi della maschera di ricerca, i valori delle chiavi che il documento cercato deve avere; queste chiavi vengono confrontate con tutte quelle contenute nel database destinazione e, se esiste almeno un documento con gli stessi valori, allora l'utente può aprirlo.
  Solo quando l'utente apre un documento le immagini e gli altri oggetti in esso contenuti vengono letti dal volume che li conserva; se il volume e è fuori linea il sistema richiederà l'inserimento del corretto CD ROM contenente le informazioni di cui ha bisogno.
  Una fondamentale conseguenza di questo metodo di archiviazione e recupero dei dati è che si possono effettuare ricerche su tutti i documenti dell'archivio, anche su quelli fuori linea perché le relative chiavi (sulle quali operano i meccanismi di ricerca) sono sempre disponibili.
  La diversa natura dei supporti di memorizzazione per le chiavi e per gli oggetti di un documento consente inoltre di ottimizzare il funzionamento dei vari DBMS coinvolti. Infatti la rappresentazione digitale delle immagini e degli altri oggetti di un documento ha una dimensione fortemente variabile, la cui gestione da parte dei database è spesso fonte di inefficienze non trascurabili.